L’adoption de technologie nouvelle et efficace permet d’assurer la productivité d’une entreprise. Dans cette optique, de nombreuses structures choisissent d’améliorer la gestion de leurs documents en implémentant des logiciels d’éditiques adaptés.
L’informatisation, le nouveau défi des entreprises
Avec l’explosion du numérique et de la dématérialisation, les grandes sociétés ont été obligées de s’adapter. Désormais, même les factures au nom des collectivités publiques doivent être envoyées par courrier électronique. Un outil spécifique dénommé Chorus Pro est utilisé pour transmettre ces types de documents à l’État.
L’adoption de telles mesures par l’État s’explique par les avantages de la dématérialisation. Tout d’abord, cette technique est moins coûteuse que le système traditionnel, d’autant plus que les documents à traiter ne cessent constamment d’augmenter en volume. Sur le plan environnemental, le recours aux documents numériques est également un moyen efficace pour mettre en œuvre le respect des engagements déjà signés.
La dématérialisation de la chaîne documentaire est également présentée comme une solution pour éviter les pertes de temps inutiles, d’une part et pour accroitre la productivité de la société, d’autre part. Pour que cela soit effectif, toutefois, il est indispensable pour la structure concernée d’adopter des moyens de communication multi-canal tels que les courriers électroniques, le web et le mobile.
La centralisation des flux documentaires : l’objectif final de la dématérialisation
Avec cette révolution informatique, il a été indispensable d’adopter une nouvelle méthode de gestion des documents. Les entreprises ont également été contraintes de procéder à un réajustement des politiques de communication interne tout en réorganisant leur fonctionnement interne. En effet, la centralisation des flux documentaires repose principalement sur une étroite collaboration avec les différentes directions existant au sein de la structure.
Dans une seule et même entreprise, différents outils numériques sont utilisés pour établir les documents comme les bulletins de paie ou encore les factures. Aujourd’hui, le défi auquel les sociétés doivent faire face, c’est la centralisation de ces derniers puisqu’il est indispensable d’entamer une transition vers une dématérialisation effective tout en adoptant des organisations humaines et techniques adéquates.
Comment faire pour réussir ce basculement ?
La dématérialisation appliquée depuis le 1er janvier 2017 contraint les entreprises à faire une distinction entre les factures numériques à adresser aux établissements publics et celles à transmettre aux sociétés de droit commun. Non seulement il leur revient donc d’assurer en permanence la sécurité de ces données, mais, en plus, les sociétés doivent veiller à la qualité des documents transmis.
Pour une meilleure transition, il est recommandé de faire appel à un cabinet de conseil en architecture éditique.
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