Comment choisir un logiciel de caisse pour vos magasins ?

De nos jours, la digitalisation touche tous les domaines comme celui du e-commerce. Les entreprises investissent de plus en plus dans les solutions de gestion de caisse en ligne pour être plus compétitives. PME et multinationales utilisent tous désormais un logiciel caisse intégrée dans des ordinateurs ou autres appareils mobiles connectés comme les smartphones ou tablettes. Parmi les dizaines de logiciels de gestion de caisse sur le marché, faire le choix n’est pas une tâche aisée. Pour vous aider, voici les critères à prendre en compte.

 

Un logiciel de gestion de caisse ergonomique

 

Comme tous les chefs d’entreprises, votre objectif est que votre personnel soit le plus productif possible et le plus à l’aise au travail pour booster vos chiffres de vente. Votre premier grand critère est alors de choisir un logiciel de gestion caisse facile à utiliser et doté de plusieurs fonctions pour mieux motiver votre équipe. Bien évidemment, quelques jours de formations et de tests seront peut-être utiles afin d’habituer votre personnel à toutes les fonctionnalités du logiciel. Si vous disposez d’un magasin à taille humaine, privilégiez les logiciels avec des fonctions basiques pour réduire le temps d’attente des clients au moment du passage en caisse. L’ergonomie d’un outil de travail est capitale dans la productivité de l’employé. Avec un logiciel de gestion de caisse moderne, vous limitez les grosses dépenses, les pertes de temps dans les formations et les files d’attente à la caisse, et vous minimisez les risques d’erreurs. Avec l’arrivée des caisses mobiles tactiles, les caissiers sont plus rapides dans la réalisation des tâches, minimisant ainsi les files d’attente des clients lors des heures de pointe. La satisfaction du client est un enjeu capital pour fidéliser les clients afin d’assurer la pérennité de la société.

 

La multiplicité des fonctions

 

Il est tout à fait logique qu’au lancement de vos magasins, vous choisissiez un logiciel de gestion caisse avec des fonctions basiques et faciles à utiliser. Votre objectif est que votre caissier puisse faire des calculs et enregistrer les achats des clients. Généralement, il existe des modèles de terminal de point de vente simpliste dotés d’un lecteur de codes-barres, d’un tiroir-caisse et d’une imprimante de tickets. Bien que ces modèles remplissent leurs fonctions avec brio, ils ne seront plus adaptés à vos activités au fur et à mesure que votre société se développera. Vous aurez besoin d’une caisse enregistreuse logiciel capable de réaliser des tâches plus complexes et complètes comme la double vérification des tickets en fin de journée par exemple. D’où l’intérêt de choisir un logiciel de gestion de caisse qui pourra s’adapter à l’évolution de votre commerce.

Un terminal de point de vente complet peut réaliser plusieurs tâches à savoir : l’encaissement des paiements,

• la gestion de stock,
• la lecture des cartes bancaires,
• la création des tickets,
• le suivi des stocks,
• la gestion des portefeuilles client,
• etc.

Un logiciel caisse est dans la majorité des cas un ERP qui facilite l’interactivité entre les collaborateurs au sein de la société ainsi que la relation avec les clients ou fournisseurs.

 

Une caisse enregistreuse adaptée à votre activité commerciale

 

À quoi bon utiliser un logiciel de gestion de caisse magasin s’il ne répond pas aux besoins de votre commerce ? Il est clair qu’un magasin de vêtements n’aura pas les mêmes besoins qu’un restaurateur. Comme les activités ne sont pas les mêmes, le logiciel utilisé par ces deux acteurs est différent même si la fonction de base reste la même. Sur ce, votre choix devra se faire en fonction de vos activités et vos besoins professionnels. Il est possible de personnaliser un ERP afin qu’il s’adapte à vos besoins en termes de fidélité, c’est d’ailleurs ce que font la majorité des grandes sociétés pour être plus efficaces. Pour les gérants qui ne peuvent pas toujours être au magasin et qui souhaitent avoir un suivi permanent et en temps réel de l’état de la caisse magasin, il existe des applications qui s’intègrent aux tablettes ou smartphones. Toutes les données enregistrées sur la caisse sont envoyées automatiquement et en temps réel dans l’application. De ce fait, le gérant peut prendre rapidement une décision en cas de rupture de stock grâce à la fonction gestion de stock à distance par exemple.

 

Un logiciel fiable et légal

 

En France, depuis le 1er janvier 2018, la loi impose à tous commerçants et professionnels qui sont assujettis à la TVA d’utiliser une caisse enregistreuse logicielle normalisée comme la norme NF525. De ce fait, pour ne pas avoir de souci avec l’administration fiscale, optez pour des éditeurs de logiciels possédant des certifications et une attestation d’homologation délivrée par un organisme accrédité comme celui-ci. Il est à noter que le non-respect de cette loi peut vous amener à une amende supérieure à 7500 euros. Cette certification est l’assurance que le logiciel respecte les conditions d’incorruptibilité des données et de sécurité. Toujours dans le choix de l’éditeur de logiciel de gestion de caisse, privilégiez ceux qui sont installés en France ou dans l’Union européenne pour bénéficier d’un service client fiable parlant la même langue que vous et qualifié pour vous aider en cas de besoin de maintenance. Il n’est pas rare qu’un logiciel rencontre des bugs informatiques ou des problèmes de connexion qui peuvent avoir des conséquences sur vos chiffres de vente et la satisfaction de vos clients. La disponibilité des techniciens est également importante pour les interventions en urgence. Ce sont des critères à vérifier avant de choisir un éditeur de logiciel.

 

Un logiciel adapté à votre budget

 

Pour terminer, le prix joue également un critère très important dans le choix de votre logiciel. L’idéal est d’opter pour un logiciel ayant un rapport qualité/prix correspondant à vos besoins. Un logiciel trop cher peut peser trop lourd dans le budget de vos magasins. Vous pouvez faire jouer la concurrence en comparant des devis pour dénicher le logiciel de caisse enregistreuse au meilleur tarif. Généralement, les éditeurs proposent même des jours d’essai gratuit pour vous donner une idée avant de signer un contrat. Vous pouvez aussi passer par l’étape formation. Vous avez donc le temps de bien tester le logiciel ainsi que ses fonctions avant d’en acheter.

 

Bref, il existe de nos jours sur le marché des centaines de logiciels de caisse enregistreuse différents selon le type d’activité commercial, les fonctionnalités ainsi que les prix. Plus le logiciel est performant, plus son tarif est élevé. En suivant à la lettre ces critères de choix, vous trouverez le logiciel de gestion caisse adapté à votre commerce ou e-commerce.