Pour réussir un événement spécifique sur un espace public, il est crucial de bien s’organiser et de mettre au point un plan de travail détaillé et soigné pour répartir les tâches par ordre de priorité. Vous devez passer par différentes étapes pour l’organisation d’une cérémonie privée ou d’une réunion sur l’espace public. Voici nos conseils pour organiser votre événement dans les meilleures conditions.
Les étapes pour l’organisation d’un événement sur l’espace public
Que vous prévoyez d’organiser une manifestation sportive, culturelle ou récréative sur un espace public, vous devez vous organiser plusieurs mois à l’avance. Différentes démarches administratives viennent s’ajouter aux plans techniques et organisationnel de votre projet. Ces diverses formalités (arrêté de stationnement, notice de sécurité, autorisation d’occupation de la voie publique…) requièrent énormément de temps, voilà pourquoi vous devez vous y mettre aussitôt.
Qu’il s’agisse d’un petit ou d’un grand événement, pensez donc à commencer les préparatifs 6 mois en avance. Pour commencer l’organisation, définissez le contenu de de l’événement, et fixez la date et le lieu prévus. Pensez également à communiquer sur votre manifestation.
Après avoir mis au point les points techniques de votre projet, vous pouvez vous occuper des premières démarches administratives auprès de la Mairie et de la préfecture. Notez que la sécurité du public, présent lors de l’événement, doit être assurée par l’organisateur. C’est une obligation imposée par le nouveau plan gouvernemental Vigipirate. Ainsi, vous devez prévoir des dispositifs de protection et garantir le contrôle des accès le jour J.
La veille de l’événement, vous installerez tous les matériels et équipements nécessaires sur les lieux. Gardez avec vous les différentes autorisations nécessaires le jour de la manifestation. Après l’événement, vous devez mettre de l’ordre et nettoyer l’espace, puis remettre tout le matériel emprunté.
Louer un mobilier événementiel
Pour mener à bien vos événements privés ou réunions sur l’espace public, vous pouvez opter pour la location mobilier événementiel Paris. En plus d’être pratique, cette option vous permet aussi de préserver votre portefeuille.
La location allège les tâches à prendre en charge car le prestataire s’occupe du transport des matériels, de l’installation et de leur reprise. Elle est également avantageuse en matière de dépense car cela vous évite de réaliser des achats inutiles uniquement pour un événement ponctuel.
La location vous permet de dénicher les matériels adéquats à vos besoins précis que ce soient en termes de fonctionnalité ou d’esthétique. En outre, les règles et phases d’organisation peuvent également guider les professionnels de la location mobilier événementiel.
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